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Comment être une bonne personne… la collaboration. Entre humanité et efficacité

Volume 48 - 10 novembre 2021

Oeuvrer au sein d’une équipe sur des mandats qui exigent créativité, ingéniosité et doigté, ça demande parfois certains efforts pour que la roue tourne rondement. On connaît notre milieu; entre les délais serrés, les exigences de chaque intervenant, les goûts personnels et les modes passagères, arriver à livrer un projet de qualité demande parfois de devoir mettre de l’eau dans son vin et de s’adapter à son environnement. La meilleure façon de parvenir à évoluer dans ce contexte est de miser sur des qualités fondamentalement humaines : l’ouverture, l’empathie, l’écoute. Chez Erod, nous avons bâti notre identité autour du principe de collaboration. Celle-ci se vit à tous les niveaux, avec tous les intervenants. Elle est l’un des fondements de notre vision commune et l’un des principes directeurs qui guide nos actions et nos décisions.

Mais comment bien collaborer? Notre équipe y a répondu pour vous!

Comprendre les attentes et les perspectives

On ne le dira jamais assez, tout est une question de perspective! En vue d’une collaboration optimale, il faut être à l’écoute des autres et de leurs besoins. Dans n’importe quel projet, nos collègues, partenaires, clients et fournisseurs ont des attentes. Très souvent, il est plus facile qu’on le croit de se mettre dans la peau de la personne qui se tient en face de nous. Quel est son rôle, qu’attend-elle de notre part? Bien entendu, chacun doit tirer des bénéfices de l’entente : tout le monde veut entrer dans son argent, tout le monde veut que le projet soit fait dans les temps et que ce soit un succès. En formulant un objectif commun et en verbalisant les paramètres de la collaboration (ce qui est attendu de chacun, les délais et coûts, inclusions/exclusions et conditions), on s’assure de ne laisser aucune zone grise. En cours de mandat, il sera d’autant plus important de faire des mises à jour régulières, d’énoncer les prochaines étapes de production et d’en demander l’approbation. Est-ce que chacun est à l’aise avec les solutions qu’on propose? Ainsi, on gère mieux les attentes. Au besoin, on clarifie les éléments en reformulant ce qui vient d’être dit afin d’éviter toute confusion ou interprétation.

Favoriser le dialogue

La collaboration, ça passe inévitablement par la communication. Il est d’ailleurs bon de connaître les composantes de la communication : 7% est attribué aux mots, 38% au ton de la voix, 55% au langage corporel. Ainsi, on privilégiera le courriel pour transmettre une information et conserver des archives. On optera plutôt pour un appel, une vidéoconférence ou, encore mieux, une rencontre en présentiel pour tout ce qui touche la communication. La règle d’or : si on juge que notre message peut être mal interprété, on prend le téléphone. On pourra ensuite préparer un petit courriel récapitulatif de ce qui a été entendu suite à la rencontre, afin d’en garder des traces. C’est bien beau tout ça, mais en temps de télétravail, on peut rapidement être aux prises avec de multiples rencontres chaque jour. Comment faire pour optimiser notre temps? On prépare un ordre du jour afin de s’en tenir aux sujets qui doivent être abordés, on n’invite que les personnes clés et on s’assure que c’est un moment où tous les participants sont attentifs (pas sur la route ou en plein rush!). Bref, dès qu’une difficulté se présente, il ne faut surtout pas retenir l’information et risquer de fâcher ses collègues ou ses clients lorsque ça leur explosera en pleine face. C’est de cette façon qu’on maintient une relation de confiance!

Respecter l’expertise de chacun

Chacun se doit de respecter l’expertise des autres : que ce soit le client envers l’agence qu’il engage pour lui trouver des solutions, que ce soit le chargé de projet envers le collègue à qui il attribue le mandat ou envers le fournisseur externe en impression, par exemple, et vice versa. On pourra certainement donner son avis ou effectuer un certain contrôle-qualité sur le rendu du projet, mais reste qu’on doit accorder un minimum de légitimité à chacun d’exercer son rôle. En empiétant sur la portion de travail d’un collègue, on peut risquer de le froisser et de compliquer les étapes de production. Chacun ses forces! De la même façon qu’on questionne le client en début et en cours de mandat afin d’obtenir des informations clés sur son industrie et sur son entreprise afin de guider notre stratégie, une agence se doit d’agir à titre de conseiller et de lui recommander les meilleures pratiques, même quand cela signifie le rejet d’une idée provenant du client-même. Rappelons-nous que nous sommes tous des alliés travaillant dans un but commun : faire briller le client et l’amener plus loin! Pour s’assurer une belle collaboration, on travaillera donc en équipe en bâtissant sur les idées des autres et en offrant des options afin que tous y trouvent leur compte. 

Se donner un temps d’adaptation

Dans un monde idéal, c’est le fit parfait avec chacun de nos collègues et clients. Mais dans la réalité, ça ne peut pas être le coup de foudre à tout coup! Il faudra s’accorder un temps d’adaptation afin de se trouver un rythme et une méthode de travail qui conviennent à chaque partie. L’ultime responsabilité de chacun, c’est de s’assurer de demeurer professionnel dans ses interactions et de définir ses limites au besoin. Plutôt que de s’exaspérer et de perdre patience devant l’erreur d’un collègue, on prendra un pas de recul et on adressera la situation poliment. Afin de réduire les risques d’erreur, on pourra développer des outils qui facilitent les suivis, comme un bon échéancier de production. Finalement, le meilleur moyen d’adapter sa collaboration au fil du temps reste le post-mortem, qu’on effectuera à la fin d’un projet à l’interne, mais aussi avec le client. En plus de prendre le temps de célébrer la victoire, on y passera en revue les bons coups et on se permettra une petite réflexion quant aux ajustements qu’on pourrait apporter la prochaine fois. L’idée n’est pas de pointer du doigt, mais bien d’optimiser ses façons de faire, de revenir sur ce qui a bien ou moins bien fonctionné dans le but de ne pas répéter l’histoire.

Miser sur l’authenticité 

« Les affaires, c’est les affaires »… Oui, mais on reste des humains, après tout! Une bonne collaboration passe par une bonne entente. Ça ne peut qu’être positif que de mieux connaître la réalité de ses collègues, clients et partenaires. On sera alors plus empathiques dans nos interactions et on ne voudra pas déverser son stress sur les autres. On devient également plus flexible et plus enclin à vouloir aider quand l’autre démontre de bonnes intentions. Laissons de côté les formulations corporatives robotisées, les discours vides et les jeux de pouvoir. Au final, quoi de mieux que d’avoir du plaisir en équipe? Parce que oui, au-delà de l’échange de services, tout est une question de confiance et d’authenticité. Et c’est encore plus vrai dans un monde où on se voit en Zoom, chacun dans son décor quotidien. Les derniers mois nous auront appris à montrer notre vulnérabilité, tirons-en une leçon. Prenons le temps d’apprendre à connaître nos collègues et partenaires dans un autre contexte, il n’y a rien de mieux pour tisser des liens qu’un événement ou une activité à l’extérieur du bureau!

On ne le dira jamais assez, la réussite d’une entreprise et de chacun des mandats réalisés passe par la participation, l’engagement et le dévouement de chacun des membres de son équipe. La collaboration est donc un des liant de ce succès, car elle intervient tant au niveau du processus de production dans une optique d’efficacité et de rentabilité qu’au niveau des processus humains. Après tout, quel que soit le projet livré au bout, ce sont des humains qui y ont travaillé et qui y ont mis leur coeur et leur talent au profit d’autres humains. Tout simplement.